Ну, тут главное, конечно, чтобы у компании был не только выбор оборудования, но и опыт работы с подобными мероприятиями. Например, я сталкивался с ребятами из sochi-screen.ru, здесь
прокат оборудования для съемок, у них довольно хороший подход: все на месте и по времени четко. Там подберут все необходимое для конгрессов, выставок и прочего, причем не забывают про техническое сопровождение. А то бывает, берешь оборудование, а с установкой потом проблемы или без настроек. Здесь как-то сразу все продумано. Выбор тоже большой: от мультимедийных систем до освещения для сцены. Так что, если надумаешь, можешь попробовать их, хотя бы для начала для оценки.